PROPOSAL PENELITIAN (Asli)

PROPOSAL PENELITIAN

A.    IDENTITAS MAHASISWA

1.      Nama                                     : Amytha Nur Khadijah

2.      Nomor Induk mahasiswa    : 096 234 31

3.      Program Studi                      : Pendidikan Administrasi Perkantoran

4.      Fakultas                                : Ilmu Sosial

5.      Alamat                                  : Jl. Borong Jambu

B.   JUDUL    : Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas  Direktur Utama Gowa Motor Group

C.    PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan atau organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan, khsusnya bagi kepala kantor atau bagi direktur utama pada suatu perusahaan.

Kepala kantor sehari-hari dalam pelaksanaan tugasnya sebagai pimpinan dari suatu perusahaan, instansi, atau lembaga lainnya biasanya di bantu oleh seorang sekretaris yang dibebani tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen-dokumen dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlu kan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan atau sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.

Sekretaris dalam pelaksanaan tugasnya merupakan penghubung penting antara pimpinan dan pegawai atau staf, dan penghubung antara pimpinan dengan masyarakat. Peran penghubung ini menyebabkan bahwa sekretaris dapat menciptakan dan memelihara bisnis kantor yang lancar. Untuk inilah, maka seorang sekretaris harus mengenal segala metode kerja yang tepat guna mengatasi hambatan-hambatan yang mungkin terjadi dalam suatu kantor. Oleh karena itu,   perkembangan teknologi kesekretarisan sangat pesat maka seorang sekretaris dituntut untuk mengembangkan diri dalam hal peningkatan keterampilan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Seorang sekretaris juga dituntut harus dapat melihat ke depan, membuat rencana, mengatur waktu dan jadwal, bertanggung jawab, melaksanakan prakarsa, mempergunakan sarana telekomunikasi secara teliti, dapat berbicara secara menarik, memiliki daya ingat yang baik, melaksanakan surat menyurat dengan baik, komunikatif, dapat mengetik lebih baik, dan lain-lain. Dengan tuntutan tugas yang demikian berat sehingga dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah pembantu utama pimpinan yang memiliki potensi menentukan dalam tugas seorang pimpinan. Seorang sekretaris tidak hanya mampu bekerja pada hal-hal yang rutin, tetapi juga diharapkan berperan besar dalam kegiatan manajemen antara lain dapat memberikan inspirasi kepada pimpinan dalam hal pengaturan organisasi. Sekretaris dituntut untuk selalu mengetahui apa tujuan perusahaan sehingga dapat melaksanakan perannya sebagai seorang sekretaris yang baik.

Namun demikian, kenyataan menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan tugas sehari-hari seorang sekretaris dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari berbagai tantangan. Kompleksitas tugas yang dihadapi ini membutuhkan kemampuan seorang sekretaris yang memadai dalam membantu pelaksanaan tugas pimpinan atau kepala kantor.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka seorang sekretaris harus dibekali berbagai kompetensi agar dalam pelaksanaan tugasnya mampu memberi kontribusi dalam memperlancar pelaksanaan tugas kepala kantor atau direktu utama dan memperlancar aktivitas yang ada pada kantor tersebut. Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang  luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh pada organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal. 

Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui peranan sekretaris pada PT. Gowa Motor Group  dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi, maka dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul  “Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas Direktur Utama  GOWA MOTOR GROUP.”

2.      Perumusan masalah

Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi.  Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi, khususnya dalam membantu kelancaran tugas seorang direktur. Berdasarkan telaah di atas maka di sini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diidentifikasi, masalah pokok tersebut adalah “Bagaimana Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas Direktur Utama Gowa Motor Group?”

3.      Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan :

a.       Untuk mengetahui peranan sekretaris pribadi Gowa Motor Group

b.      Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh sekretaris dalam menajalankan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas direktur utama Gowa Motor Group

c.       Untuk mengetahui upaya mengatasi kendala yang dihadapi sekretaris dalam pelaksanaan tugas Direktur Utama Gowa Motor Group

4.      Manfaat Hasil Penelitian

Adapun Manfaat Penelitaan:

a. Bagi Penulis

§  Menambah pengetahuan penulis didalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

§  Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peniliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

§   Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana peran dan tanggung jawab sekretaris dalam pelaksanaan tugas Direktur Utama Gowa Motor Group

b.      Bagi Instansi

·         Memberikan bahan masukan bagi sekretaris pribadi dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan yang datang.

·         Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris pribadi untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya.

5.      Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam proposal penelitian ini sebagai berikut:

A.    IDENTITAS MAHASISWA

B.     JUDUL SKRIPSI

C.     PENDAHULUAN

1.    Latar Belakang

2.    Rumusan Masalah

3.    Tujuan Penelitian

4.    Manfaat Hasil Penelitian

5.    Sistematika Penulisan

D. TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PIKIR

1.    Tinjauan Pustaka

a.    Pengertian Sekretaris

b.    Ciri-ciri dan Etika Sekretaris

c.    Syarat-syrat dan Kepribadian Sekretaris

d.   Macam-macam Sekretaris

e.    Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

f.     Sekretaris & Pimpinan

2.    Kerangka Konseptual

E.  METODE PENELITIAN

1.    Variabel dan Disain Penelitian

2.    Definisi Operasional dan Pengukuran Variabel

3.    Sumber Data Dan Jenis Data

4.    Teknik Analisis Data

5.    Teknik Analisis dan Pengabsahan data

F. JADWAL PENELITIAN

G. DAFTAR PUSTAKA

H. HALAMAN PENGESAHAN

D.    TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA KONSEPTUAL

1.      Tinjauan Pustaka

a.       Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selama 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata  Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan  demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah “orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan sebagainya”, sedangkan menurut C.L Barnhart (Lawalata, 2012:2) Sekretaris adalah “Secretari is a person who is doing correspondence, maintain letter and others to individuals or organizations; A had of government officials who supervise and lead a certain government department ”.

Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan  latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin.

b.      Peran Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

·         Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

·         Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

·         Alternative pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

·         Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

Menurut Gemilang (2013:32) ada beberapa peran-peran umum dari sekretaris, yaitu :

1)      Sekretaris sebagai duta

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan professional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

2)      Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peran sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fngsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, utnuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan denga pitu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

3)      Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia haris dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan, dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

4)      Sekretaris sebagai humas

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menetapkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apa lagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

c.       Syarat-syarat dan Kepribadian Sekretaris Syarat-syarat Sekretaris

Untuk menjadi seorang sekretaris, ada beberapa persyaratan yang harus terpenuhi. Sebelum era globalisasi, persyaratan menjadi seorang sekretaris minimal memiliki pendidikan sekurang-kurangnya sekolah menengah atas atau kejuruan dalam bidang ilmu kesekretarisan ditambah dengan kemampuan dan keahlian dalam mengerjakan tugas administrasi dan ketatausahaan. Saat ini dengan perkembangan teknologi dan era globalisasi, persyaratan menjadi seorang sekretaris haruslah lulusan dari lembaga pendidikanyang memang mempelajari ilmu sekretaris seperti misalnya lulusan dari akademi sekretaris. Tidak cukup sampai di situ saja, menjadi seorang sekretaris juga dituntut untuk memiliki keahlian khusus lainnya yang dapat menunjang pekerjaannya. Keahlian tersebut dapat diuraikan sebagaimana berikut.

·         Kemampuan Mengetik (Typing Skill)

·         Kemampuan Menggunakan dan Mengoperasikan Komputer (Computer Skill)

·         Kemampuan Berbahasa (language Skill)

·         Kemampuan Berkomunikasi (Communication Skill)

·         KEmampuan Untuk Menyusun dan Mengorganisasi Pekerjaan (planning & Organizing Skill)

·         Kemampuan Untuk Mengembangkan dan Memelihara Hubungan Antarmanusia (Interpersonal Skill)

·         Kemampuan Untuk Mengatur Waktu Dengan Baik (Time Management)

·         Keterampilan Manajerial (Managerial Skill)

Adapun syarat-syarat sekretaris (Wursanto, 2004:22) dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu :

1)      Syarat-syarat Umum

Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.

a)      Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan sifat-sifat mental, kemampuan berbicara, perbendaharaan bahasa, tidak gugup, kesehatan yang baik. Seorang sekretaris didalam melaksanakan tugasnya juga harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun.

b)      Sikap dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai kantor, para pejabat kantor, dan pejabat-pejabat lain dari luar kantor) yang berhubungan dengan pimpinan atau atasannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris juga berfungsi sebagai wakil pimpinan disaat berhubungan dengan para pejabat atau dengan kantor lain.

2)      Syarat-syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahliandan pengetahuan bidang secretariat. Seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris professional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung kualitas profesionalismenya. Ada sepuluh kompetensi keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris professional, yaitu : kempuan menangani telepon, kemampuan menangani tamu, kemampuan mengelola kas kcil, kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor, kemampuan menangani dikte, kemampuan mengatur pertemuan atau rapat, kemampuan mengatur perjalanan dinas, kemampuan mengelola dokumen, kemampuan menangani laporan, kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.

d.        Kepribadian Sekretaris

Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan sebagai berikut :

1)      Bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, dan menawan)

Pandai berhadapan dengan bebagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap psikologis.

2)      Memiliki sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses

Seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), sopan tapi tegas (correct), rajin, teliti, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpati kepada pegawai lainnya.

3)      Tidak menunjukkan sikap negatif

Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, pelupa, lalai, ceroboh, lamban, dan lekas bosan.

4)      Menjaga sikap perbuatan sekretaris selama bekerja

Yaitu ketelitian (accuracy), pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (followtrough), panjang akal (resourcefulness), inisiatifa atau prakarsa (initiative).

e.       Macam-macam Sekretaris.

Sekretaris terbagi atas dua jenis jika dilihat berdasarkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawabnya. Sedangkan berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris juga dibedakan dalam dua jenis, yaitu Sekretaris Instansi (Organisasi) dan Sekretaris Pribadi (Gemilang, 2013:16).

·         Sekretaris instansi (Organisasi)

Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi sering disebut executive secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contohnya adalah sekretaris jendral, sekretris inspektorat jendral, sekretaris wilayah, sekretaris dewan, sekretaris yayasan, dan sekretaris dalam perusahaan (business secretary).

·         Sekretaris pribadi

Yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. Sekretaris pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Sebagai contoh: sekretaris direktur, sekretaris manajer, sekretaris rector.

Berdasarkan Kemampuannya dan Pengalaman Kerjanya

·         Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai sekretaris

·         Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri menghadapi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

f.         Tugas Sekretaris

 Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Gemilang, 2013:34) yaitu sebagai berikut : 

1)      Tugas Rutin

Tugas rutin adalah tugas-tgas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi meliputi membuka surat masuk untuk pimpinan, menyiapkan pembuatan laporan, dan menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

2)      Tugas Khusus

Tugas-tugas ini tidak setiap hari dilaksanakn oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung atau intruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini meliputi menyusun makalah, pidato untuk pimpinan, mengurus masalah dengan Bank, dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan.

3)      Tugas-tugas Istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, yaitu mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi, membetukan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

4)      Tugas Sosial

Tugas sosial seorang sekretaris meliputi, mengurusi rumah tangga kantor, mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurus undangannya dan menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan.

5)      Tugas Keuangan

Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan dan menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6)      Tugas Resepsionis

Tugas sekretaris sebagai resepsionis yaitu mencatat janji-janji untuk pimpinan, menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan, dan menerima tamu yang akan  bertemu dengan pimpinan.

7)      Tugas Insidental

Tugas ini merupakan pekrjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan, dan mengoreksi bahan-bahan catatan.

8)      Tugas Sekretaris Dalam Business Meeting (Pertemuan Bisnis)

Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan member sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan dari seorang sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

9)      Tugas Kreatif

Tugas atau prakarsa sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapat membantu dan meringankan beban pekerjaan pimpinan. Tugas kreatif meliputi membuat perncanaan kerja, mempeajari pengetahuan tentang Bank, dan pemantapan kepribadian.

g.        Tanggung Jawab Sekretaris

Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung

jawab lain yang harus dilaksanakannya  yaitu:

1)      Tanggung Jawab individu (Personal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari- hari, antara lain : mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2)      Tanggung Jawab Dalam (Internal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktifitas diantaranya mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mengelola anak buah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di kantor, dan mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

3)      Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Networking Responsibility)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas  network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4)      Tanggung Jawab Hukum

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Berikut ini hal-hal yang harus perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan, dan sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua intruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

h.      Sekretaris dan Pimpinan

Sekretaris adalah bawahan langsung dari pimpinannya sehingga segala sesuatu yang telah diperintahkan oleh pimpinan harus mutlak dilaksanakan oleh sekretaris. Sekretaris harus dapat diterima tugas tersebut sebagai suatu kewajiban. Agar tugas sekretaris terhadap atasannya dapat berjalan lebih baik dan sempurna, maka tidak ada salahnya jika seorang sekretaris mengetahui gaya kepemimpinan dari atasannya. Gaya kepemimpinan sangat berpengaruh terhadap iklim kerja. Kondisi iklim kerja akan mempengaruhi kondisi motifasi dan semangat kerja. Jika gaya kepemimpinan sesuai denga situasi yang dihadapi dalam organisasi atau unit kerja maka akan membuat iklim kerja menjadi kondusif, dan pada akhirnya akan memberi motivasi tinggi bagi bawahannya untuk memberikan yang terbaik dalam mencapai target kerja. Berikut ini beberapa tipe kepemimpinan yang dikenal, yaitu : tipe otokratik, tipe paternalisktik, tipe laissez faire, tipe demokratik.

Dalam membantu pekerjaan pimpinannya. Ada beberapa hal yang sering dilakukan sekretaris, yaitu :

1)      Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

Jadwal kegiatan pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja kantor. Jadwal kegiatan pimpinan harus diperhitungkan secara cermat mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin dihadiri dan dilaksanakan semuanya. Agar tersusun dengan baik, jadwal kegiatan pimpinan dibuat dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, dan bulanan.

Sekretaris harus mengetahui sasaran dan rencana kerja pimpinan dalam satu hari, minggu, bahkan bulan. Susunlah sesuai prioritas yang pimpinan harus selesaikann. Diskusikan dengan pimpinan, mana yang harus dilakukan, mana yang sebaiknya dilakukan, dan mana yang tidak begitu penting. Alokasikan waktu sesuai dengan rencana yang telah disusun. Sekretaris hendaknya jangan hanya mengandalkan ingatan, gunakan alat bantu manajemen waktu seperti formulir to do list, planner, chart, dan lain-lainnya.

Adapun strategi dalam membuat jadwal kegiatan pimpinan, yaitu (a) jenis aktifitas pimpinan, (b) tentukan skala prioritas kegiatan pimpinan, (c) perkirakan dan alokasi waktu untuk tiap kegiatan pimpinan, (d) teknik penggunaan waktu pimpinan, (e) menjadwalkan perjanjian pimpinan.

2.      Kerangka Pikir

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergengsi, bergaji besar, dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para pimpinan pun menginginkan sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas (knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris.

Sekretaris merupakan sumber daya yang paling penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Sekretaris merupakan pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (surat-menyurat, pendikte, stenografi). Seorang sekretaris juga membantu pimpinan terutama untuk menyelenggarakan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan. sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tangung jawab yang sangat besar dalam memimpin dan menjalankan roda perusahaan atau organisasi. Tugas-tugas ini akan lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Menurut Gemilang (2013:32) ada beberapa peran-peran umum dari sekretaris yaitu, sekretaris sebagai duta, sekretaris sebagai pintu gerbang, sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan, dan sekretaris sebagai human.

Adapun penjabaran peran-peran sekretaris sebagai berikut:

1)      Sekretaris sebagai duta

Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan professional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.

2)      Sekretaris sebagai pintu gerbang

Peran sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan denga pitu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.

3)      Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan

Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan, dan pimpinan di perusahaan merasa betah.

4)      Sekretaris sebagai humas

Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menetapkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apa lagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.

Sekretaris juga memiliki beberapa tanggung jawab dalam organisasi tanggung jawab tersebut di jelaskan sebagai berikut:

1)      Tanggung Jawab Individu (Personal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari- hari, antara lain, mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2)      Tanggung Jawab Dalam (Internal Responsibility)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktifitas diantaranya mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mengelola anak buah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di kantor, dan mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

3)      Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Networking Responsibility)

Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas  network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4)      Tanggung Jawab Hukum

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Berikut ini hal-hal yang harus perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan, dan sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua intruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

Sejalan dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini, maka perlu diadakan pengkajian secara mendalam tentang Peran dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas  Direktur Utama Gowa Motor Group

Untuk itu penulis merumuskan kerangka konseptual sebagaimana diilustrasikan pada gambar 1.

 

 

Gambar 1.

E.     METODE PENELITIAN

1.      Variabel dan Disain Penelitian

a.       Variabel Penelitian

Dalam penelitian ini yang menjadi variabel penelitian adalah variabel  peranan sekretaris, yaitu variabel yang tidak mengkaji interaksi ataupun hubungan antar variabel, tetapi bermaksud mendeskripsikan variabel tersebut.

b.      Disain penelitian

Dengan melihat variabel diatas, maka penelitian ini tergolong jenis penelitian deskriptif kualitatif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan peran dan tanggung jawab sekretaris pribadi dalam membantu pelaksanaan tugas direktur utama GOWA MOTOR GROUP.

2.      Definisi operasional dan Pengukuran Variabel

a.       Definisi Operasional

Untuk memperoleh gambaran yang jelas terhadap variabel penelitian ini, maka perlu dikemukakan definisi operasional dan variabel tersebut. Yang dimaksud dengan sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.

Untuk mengukur peran dan tanggung jawab sekretaris pribadi dalam membantu pelaksanaan tugas direktur utama GOWA MOTOR GROUP, digunakan beberapa indikator sebagai berikut:

1)        Peran sekretaris dalam sebuah perusahaan sangatlah penting, apalagi dalam menunjang untuk mempermudah tugas dan tanggung jawab dari seorang piminan atau direktur utama. Sekretaris tidak hanya sebagai pembantu pimpinan melainkan sebagai perantara komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Sekretaris juga sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. Selain itu ada beberapa peran-peran umum dari seorang sekretaris, diantaranya ; sekretaris sebagai duta, sekretaris sebagai pintu gerbang, sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan, dan sekretaris sebagai humas.

2)        Untuk dapat meningkatkan tujuan dan tanggung jawab sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas direktur utama Gowa Motor Group, maka seorang sekretaris bertanggung jawab terhadap diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkulaitas. Tanggung jawab ini disebut tanggung jawab ndividu (personal responsibility). Selain tanggung jawab individu, sekretaris mempunyai beberapa tanggung jawab lain, yaitu tanggung jawab dalam (internal responsibility), tanggung jawab cabang perusahaan (networking responsibility), dan tanggung jawab hukum.

Sekretaris bertanggung jawab menangani tugas dan pekerjaan yang dipercayakan pimpinan seperti menjawab telepon yang ditujukan kepada pimpinan, membuat dan mempersiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menyusun dan mengingatkan agenda kegiatan pimpinan setiap hari. Selain itu sekretaris juga melaksanakan tugas-tugas administrasi dan clerical (ketatausahaan) yang sangat penting bagi kelangsungan hdup perusahaan yang tidak sempat dikerjakan oleh pimpinan karena keterbatasan waktu pimpinan, membuat notulen meeting membukukan hasil meeting, terkadang juga diminta oleh pimpinan untuk mengatur keuangannya dan mencatat pengeluarannya.

b.      Pengukuran Variabel

Untuk mengukur variabel penelitian ini, maka digunakan instrument berupa wawancara dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada responden dengan berpedoman kepada indikator-indikator yang disebutkan diatas.

3.      Sumber Data dan Jenis Data

Data penelitian diklasifikasikan atas data primer dan data sekunder, yaitu:

a.       Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari hasil wawancara terhadap sekretaris kantor Gowa Motor Group yang berkompeten memberikan informasi berkaitan dengan peranan dan tanggung jawab sekretaris dalam pelaksanaan tugas direktur utama. Adapun informan penelitian ini adalah satu orang yakni sekrektaris dari kantor tersebut.

b.      Data Sekunder

Data sekunder merupakan data pendukung penelitian yang diperoleh dari hasil observasi dan dokumentasi. Kegiatan observasi berkaitan dengan kegiatan sekretaris, sedangkan teknik dokumentasi merupakan kegiatan pencatatan atau pengumpulan berbagai dokumen yang berkaitan dengan tugas dari sekretaris.

4.      Teknik analisis data

Pengumpulan data penelitian ditempuh dengan menggunakan instrument observasi, wawancara, dan dokumentasi.

a.       Obeservasi

Kegiatan observasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh peneliti untuk mengamati secara langsung kegiatan sekretaris pada kantor Gowa Motor Group.

b.      Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik utama pengumpulan data penelitian. Kegiatan wawancara ditujukan kepada informan penelitian yang telah ditetapkan di Gowa Motor Group. Isi wawancara difokuskan pada peran dan tanggung jawab sekretaris dan pelaksanaan tugas direktur Utama. Yang mana menggunakan alat wawancara berupa tape recorder.

c.       Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi merupakan pencatatan atau pengumpulan dokumen yang berkaitan dengan penelitian, seperti; sejarah singkat mengenai kantor Gowa Motor Group, struktur organisasi dan data-data lainnya pada kantor tersebut berkaitan dengan tugas-tugas sekretaris.

5.      Teknik Analisis dan Pengabsaaan data

Analisis data yang digunakan untuk menganilisis data hasil wawancara, observasi maupun dokumentasi adalah analisis dekriptif kualitatif, sehingga analisis data hasil penelitian bersifat naratif atau menceritakan secara faktual kondisi objektif peran dan tanggung jawab sekretaris dalam pelaksanaan tugas direktur utama, dan faktor-faktor pendukung dan penghambat dalam tugas seorang sekretaris pribadi.

Dalam menjamin keabsaan data atau keakuratan data hasil penelitian, maka dilakukan triangulasi, yaitu membandingkan data atau informasi dari hasil wawancara terhadap informan penelitian, hasil observasi, dan dokumentasi. Demikian pula dilakukan reduksi guna memilah informasi dan data-data yang diperoleh kemudian ditelaah sebagai bahan dalam penyusunan kesimpulan akhir penelitian.

F. JADWAL PENELITIAN

Pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap persiapan penyusunan proposal sampai pada ujian skripsi, peneliti membutuhkan waktu kurang lebih tiga bulan mulai bulan September 2014 sampai dengan bulan November 2014, dengan tahapan kegiatan sebagaimana terlihat pada Tabel 3:

Tabel 3; Jadwal Penelitian

No	Aktivitas	September				Oktober				November
		Minggu				Minggu				Minggu
		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1.	Persiapan
	a. Studi pustaka    dan penjajakan lapangan
	b.Penulisan  proposal
	c. Konsultasi proposal
	d.Seminar Proposal
2.	Pengumpulan data, analisis data dan konsultasi
3.	Seminar hasil
5.	Perbaikan hasil seminar
6.	Ujian Skipsi

F.      DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

Ali, Muhammad. 2000. Penelitian Kependidikan Prosedur dan Strategi. Bandung: Aksara.

Arikunto, Suharsimi. 2000. Prosedur penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta.

Atmosudirjo, Prayudi. 1996. Dasar-Dasar Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Gemilang, jingga. 2013. Panduan menjadi sekretaris professional, handal top, dan keren. Yogyakarta : Araska

Handayaningrat, Soewarno. 2001. Pengantar Administrasi Dan Manajemen. Jakarta: Gunung agung

Poerwadarminta, W.J.S. 2007. Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia

Sedarmayanti. 2005. Tugas Dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: CV. Mandar Maju.

Sedianingsih, dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta: Kencana

Siagian, Sondang S.P. 1986. Manajemen Modern. Jakarta: CV. Mas Agung.

Sudijono, Anas. 2006. Pengantar Statistik pendidikan.Jakarta: Rajawali Pers.

Sugiyono. 2003. Metode Penelitian Administrasi. Jakarta: Alfa Beta.

The Liang Gie. 1999. Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.

--------------------- 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat Cetakan Ketujuh. Yogyakarta: Liberty.

Wusanto, Ignatius. 2006.kompetensi sekretaris pofesional. Yogyakarta: penerbit andi.

H. HALAMAN PENGESAHAN

                                                                        Makassar, 05 September  2014

                                                                        Mahasiswa yang bersangkutan,

                                                                        Amytha Nur Khadijah

                                                                        NIM. 096 234 031

Disetujui :

            Pembimbing I                                                      Pembimbing II

Prof. DR. Haedar Akib, M.Si                      Dr. Risma Niswati, SS. M. Si

Nip. 19650522 199003 1 022                         NIP. 195103211976021001

Diketahui Oleh :

Ketua Program Studi Pend. Adm. Perkantoran

Drs. Abd. Hafid Amirullah,M.Pd

                                          NIP. 19510321 197602 1 001