MAKALAH MANAJEMEN LOGISTIK

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang Masalah

                 Tujuan utama dari manajemen logistik adalah mengembangkan operasi yang terpadu. Manajemen kegiatan logistik individual seringkali di bawah pengarahan dan pengawasan dari berbagai departemen dalam suatu perusahaan. Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi logistik maka tahap pertama fungsi logistik adalah rencana kebutuhan logistik. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang logistik untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi.  Pelaksanaan suatu rencana logistik yang telah direvisi itu biasanya menyangkut modifikasi prosedur operating dan atau perobahan besar dalam jaringan kerja sistem yang ada. Bergantung pada situasi perencanaannya, banyak sekali pengumpulan dan analisa data yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan suatu rencana.

1.2    Rumusan Masalah

               Pada hakikatnya penulis mengarahkan langkah-langkah yang dijadikan pokok permasalahan dalam pembuatan makalah ini agar sasaran yang hendak dicapai dapat terwujud. Pokok permasalahan tersebut yaitu:

1.      Apakah yang dimaksud dengan pengadaan logistik?

2.      Bagaimana cara pengadaan logistik?

3.      Bagaimana sistem pengadaan logistik?

1.3    Tujuan Penulisan

            Berdasarkan rumusan masalah diatas dapat diketahui tujuan dari pembuatan makalah, yaitu:

1.      Mengetahui pngertian pengadaan logistik.

2.      Mengetahui cara pengadaan logistik.

3.      Mengetahui sistem dari pengadaan logistic.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1    Pengertian dan Cara Pengadaan Logistik

Pengertian pengadaan dalam buku manajemen logistik ialah segala kegiatan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnya usaha untuk tetap memperthankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi). Sedangkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003 ijelaskan pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam proses tersebut, karena itu pengadaan harus dianggap sebagai fungsi yang strategis dalam manajemen logistik, dimana dalam pelaksanaan pengadaan ini harus tersedia dalam jumlah yang cukup, pada waktu yang tepat dan harus diganti dengan cara berkesinambungan dan teratur. Dengan pelaksanaannya yang diatur berdasarkan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

Pengadaan barang dalam sehari-hari disebut juga pembelian dan merupakan titik awal pengendalian persediaan jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka pengendalian akan sulit dikontrol. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan atas pilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis, efisien dan efektif. Pengadaan logistik dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain (PS KARS UI, 2002): Pembelian, Penyewaan, Peminjaman, Pemberian, Penukaran, Pembuatan, dan Perbaikan (memperbaiki alat yang rusak).

Metode/cara dalam pembelian dapat dilakukan dengan tiga cara, antara lain (subagya, 1994):

1.      Pembelian melalui pelanggan terbuka.

2.      Pembelian melalui pelanggan terbatas.

3.      Pembelian dengan pertunjukan langsung.

            Proses pengadaan peraalatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut (PS KARS UI, 2002):

1.      Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2.      Penyusunan dokumen tender

3.      Pengiklanan/penyampaian dengan lelang

4.      Pemasukan dan pembukuan penawaran

5.      Evaluasi penawaran

6.      Pengusulan dan penetuan pemenang

7.      Masa sanggah (periode jika ada pengaduan/keluhan)

8.      Penunjukkan pemenang

9.      Pengaturan kontrak

10.  Pelaksanaan kontrak/penyerahan barang.

Dalam pembelian harus dipertimbangkan beberapa faktor, antara lain (Anief, 1995):

1.      Harga yang kompetitif

2.      Pelayanan yang cepat

3.      Pemberian kredit yang menguntungkan dengan tingkat harga yang kompetitif. ⁽¹

Pengadaan logistik meliputi semua barang-barang suatu organisasi dan itu mencakup barang-barang bergerak terdiri dari barang –barang habis pakai dan barang –barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan lain-lain, sedankan barang tidak habis pakai bergerak meliputi tanah dan gedung.

2.      Pengadaan tanah

3.      Pengadaan bangunan

4.      Pengadaan Perabot

5.      Pengadaan Kendaraan

6.      Pengadaan Alat-alat Kantor

7.      Pengadaan buku

8.      Pengadaan barang melalui bantuan. ⁽²

2.2    Sistem Pengadaan Logistik ⁽³

             Perspektif yang tepat untuk memulai meninjau kegiatan logistik adalah dengan mendapatkan pengertian tentang kekuatan-kekuatan intern dan ekstern yang mempengaruhi disain dari sistem logistik suatu perusahaan. Sebagaimna halnya operasi dan koordinasi logistik itu harus terpadu, maka keempat bidang sistem operating sistem ini pun harus pula berfungsi sebagai suatu totalitas.

         Kekuatan-kekuatan luar dari perusahaan adalah kekuatan bisnis lingkungannya yang membatasi fleksibilitas disain perusahaan itu. Secara bersama-sama kekuatan-kekuatan ini merupakan suatu lingkungan ekologis bagi perusahaan, meliputi

struktur industry, perbedaan pasar,  pemerintah dan peraturan hukum,  jaringan kerja industry jasa-jasa, taktik-taktik saingan, gabungan saluran logistik,  keadaan perekonomian, gabungan saluran transaksi.

            Jika suatu perusahaan mau survive (bertahan hidup), maka seluruh sistemnya (pemasaran, produksi, keuangan dan logistik) haruslah berfungsi sebagai totalitas. Dilihat secara tersendiri-sendiri, masing-masing sistem ini atau setiap pusat kegiatannya tidak banyak manfaatnya. Hanyalah apabila sesuatu bagian tertentu memberikan sumbangan kepada total usaha, maka bagian tersebut (atau total usaha itu) memperoleh manfaat ekonomis.

            Di dalam perusaahan, sistem logistik itu sangat perlu bagi terlaksananya transaksi. Perusahaan yang  menikmati efisiensi logistik akan memperoleh keuntungan dalam biaya dan jasa-jasa (service) yang sulit diganti. Perusahaan yang telah memiliki jaringan fasilitas terpadu, kemaampuan transportasi, penyebaran persediaan (inventory deployment), komunikasi, dan penanganan dan penyimpanan yang selaras dengan usaha-usaha keuangan, pemasaran dan produksi dari perusahaan itu akan mendapatkan kedudukan terbaik dalam memperoleh keuntungan jangka panjang di atas para saingannya.

         Keseimbangan komponen-komponen dalam sistem logistik dan keseimbangannya dengan bagian-bagian lain dari perusahaan adalah perlu selalu disesuaikan. Dalam jangka panjang, berbagai perobahan ekonomi dan institusional dapat membuat sistem yang ada itu tidak memadai lagi. Kekurangan itu dapat meningkatkan biaya atau kerugian keuntungan kompetitif dari perusahaan-perusahaan saingan.

            Adalah sulit untuk menelusuri asal-usul sebenarnya dari pendekatan sistem terhadap pemecahan masalah-masalah, karena konsep dari suatu sistem itu sangat erat kaitannya dengan segala bentuk kegiatan yang terorganisir. Konsep sistem memberikan tekanan kepada total usaha terpadu untuk mencapaai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan-tujuan untuk suatu sistem logistik itu dapat berbedaa-beda. Misalnya, tujuan itu mungkin biaya operasi yang serendah-rendahnya atau metode pelayanan nasabah yang paling konsisten. Berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan itu, maka dapatlah didisain suatu sistem yang mampu memberikan hasil-hasil yang dikehendaki.

            Di bawah pendekatan sistem ini, perhatian dicurahkan kepada interaksi dari seluruh bagian sistem tersebut. Bagian-bagian ini disebut komponen dari sistem. Masing-masing komponen mempunyai fungsi tertentu untu melaksanakan pencapaian tujuan dari keseluruhan sistem. Salah satu cara untuk memandang potensi logistic ini sebagai suatu sistem penunjang usaha adalah dengan mengesampingkan pengaturan organisasional. Dengan menempatkan penekanan pada pengaturan lintas-fungsional (cross-functional arrangements) dari komponen-komponen sistem itu akan memberikan kreativitas maksimum dalam sistem initanpa terlibat dalam pengaturan organisasi yang tradisional.

            Ada 5 (lima) komponen yang bergabung untuk membentuk sistem logistik, yaitu:

1.      Struktur Lokasi Fasilitas

Jaringan fasilitas yang dipilih oleh suatu perusahaan adalah fundamental bagi hasil-hasil akhir logistiknya. Jumlah, besar, dan pengaturan geografis dari fasilitas-fasilitas yang dioperasikan atau digunakan itu mempunyai hubungan langsung dengan kemampuan pelayanan terhadap nasabah perusahaan dan terhadap biaya logistiknya.

Jaringan fasilitas suatu perusahaan merupakan seraangkaian lokasi ke mana dan melalui mana material dan produk-prodduk diangkut. Untuk tujuan perencanaan, fasilitas-fasilitas tersebut meliputi pabrik, gudang-gudang, dan toko-toko pengecer. Seleksi serangkaian lokasi yang unggul (superior) dapat memberikan banyak keuntungan yang kompetitif. Tingkat efisiensi logistik yang dapat dicapai itu berhubungan langsung dengan dan dibatasi oleh jaringan fasilitas.

2.      Transportasi

Pada umumnya, satu perusahaan mempunyai 3 (tiga) alternatif untuk menetapkan kemampuan transportasinya. Pertama, armada peralatan swasta apat dibeli atau disewa. Kedua, kontrak khusus dapat diatur dengan spesialis transport untuk mendapatkan kontrak jasa-jasa pengangkutan. Ketiga, suatu perusahaan dapat memperoleh jasa-jasa dari suatu perusahaan transport berijin (legally authorized) yang menawarkan pengangkutan dari suatu tempat ke tempat lain dengan  biaya tertentu.

Ketiga bentuk transport ini dikenaal sebagai private (swasta), contract (kontrak) dan common carriage (angkutan umum). Dilihat dari sudut pandang sistem logistik, terdapat 3 (tiga) faktor yang memegang peranan utama dalam menentukan kemampuan pelayanan transport, yaitu: (1) Biaya, (2) Kecepatan, dan (3) Konsistensi.

Dalam merancang suatu sistem logistik, hendaklah dimantapkan suatu keseimbangan yang teliti antara biaya transportasi itu dengan mutu pelayanannya. Mendapatkan keseimbangan transportasi yang tepat merupakan salah satu tujuan utama dari analisa sistem logistik.

Ada 3 (tiga) aspek transportasi yang harus diperhatikan karena berhubnungan dengan sistem logistic. Pertama, seleksi fasilitas mentapkan suatu struktur atau jaringan yang membatasi ruang-lingkup alternatif-alternatif transport dan menentukan sifat dari usaha pengaangkutan yang hendak diselesaikan. Kedua, biaya dari pengangkutan fisik itu menyangkut lebih daripada ongkos pengangkutan saja diantara 2 lokasi. Ketiga, seluruh usaha untuk mengintegrasikan kemampuan transport ke dalam suatu sistem yang terpadu mungkin akan sia-sia saja jika pelayanan tidak teratur (sporadic) dan tidak konsisten.

3.      Pengadaan Persediaan

Kebutuhan akan transport di antara berbagai fasilitas itu didasarkan atas kebijaksanaan persediaan yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan. Secara teoritis, suatu perusahaan dapat saja mengadakan persediaan setiap barang yang ada dalam persediaannya pada setiap fasilitas dalam jumlah yang sama. Tujuan dari integrasi persediaan ke dalam sistem logistic adalah untuk mempertahankan jumlah item yang serendah mungkin yang sesuai dengan sasaran pelayanan ungtuk nasabah.

4.      Komunikasi

Komunikasi adalah kegiatan yang seringkali diabaikan dalam sistem logistic. Di jaman lampau mengabaikan ini sebagian disebabkan oleh kurangnya peralatan pengolah data dan peralatan penyampaian data yang dapat menangani arus informasi yang diperlukan. Akan tetapi, sebab yang lebih penting adalah kurangnya pemahaman terhadap dampak dari komunikasi yang cepat dan akurat terhadap prestasi logistik.

Kekurangan dalam mutu informasi dapat menimbulkan banyak sekali masalah. Kekurangan tersebut dapat digolongkan ke dalam 2 (dua) kategori besar. Pertama, informasi yang diterima mungkin tidak betul (incorrect) dalam hal penilaian trend dan peristiwa. Oleh karena banyak sekali arus logistic itu merupakan antisipasi bagi transaksi di masa depan, maka penilaian yang akurat dapat menyebabkan kekurangan persediaan atau komitmen yang berlebihan. Kedua, informasi mungkin kurang akurat dalam hal kebutuhan suatu nasabah tertentu.

Informasi yang tidak betul dapat menimbulkan gangguan terhadap prestasi sistem, dan keterlambatan dalam arus komunikasi dapat memperbesar kesalahan itu sehingga menyebabkan serangkaian kegoncangan dalam sistem tersebut karena koreksi yang berlebihan dan koreksi yang kurang. Komunikasi membuat dinamisnya suatu sistem logistik. Mutu dan informasi yang tepat-waktu merupakan faktor penentu yang utama dari kestabilan sistem.

5.      Penanganan dan Penyimpanan

Penanganan dan penyimpanan menembus sistem ini dan langsung berhubungan dengan semua aspek operasi. Ia menyangkut arus persediaan melalui dan di antara fasilitas-fasilitas engan arus tersebut yang hanya bergerak untuk menanggapi kebutuhan akan suatu produk atau material.

Dalam arti luas, penanganan dan penyimpanan (handling and storage) ini meliputi pergerakan (movement), pengepakan, dan containerization (pengemasan). Handling ini menimbulkan banyak sekali biaya logistic dilihat dari pengeluaran untuk operasi dan pengeluaran modal. Jadi dapat disimpulkan bahwa makin sedikit kalinya produk ditangani dalam keseluruhan proses itu, maka makin terbatas dan makin efisien arus total fisiknya.

v  Kesimpulan Komponen-Komponen Logistik

Kekuatan utama logistik itu terletak pada pengembangan teknik dan konsep untuk penanganan komponen-komponen berdasarkan suatu basis yang terpadu.  Teknologi sistem memberikan kerangka untuk menilai alternatif-alternatif disain logistik atas basis total biaya. Terdapat suatu orientasi sistem yang bertolak belakang dengan pendekatan yang tradisional dalam menangani kegiatan manajemen logistik berdasarkan basis yang terpisah atau tersebar.

Dalam konteks yang strategis, focus pusat dari logistik adalah komitmen pada persediaan. Produk dan material dipandang sebagaimana mestinya yaitu sebagai kombinasi dari kegunaan (utilities) bentuk, waktu, tempat, dan pemilikan. Persediaan tidak banyak gunanya sebelum bentuknya (form) ditempatkan pada waktu yang tepat pada lokasi di mana ia memberikan kesempatan untuk menikmati pemilikan. Jika sebuah perusahaan tidak secara konsisten memenuhi kebutuhan waktu dan tempat, maka ia tidak secara efisien dapat dicapai, maka laba dan pengembalian atas investasi akan dibahayakan. Sebelum kegunaan waktu dan tempat dapat dicapai, maka sedikit sekali kalaupun ada, nilai yang dapat ditambahkan kepada proses logistik.

v  SISTEM LOGISTIK YANG LAZIM

Banyaknya segi logistik itu membuat disain suatu sistem operating menjadi suatu tugas yang kompleks. Untuk mendisain suatu sistem dengan keseimbangan prestasi dan biaya yang dapat diterima, maka manajemen haruslah selalu memperhatikan bahwa setiap sistem itu mmbutuhkan penyesuaian (adjustment) yang terus-menerus. Jadi fleksibilitas merupakan suatu bagian penting dari disain sistem.

Apabila kita memperhatikan berbagai sistem logistik di seluruh dunia yang melayani pasar yang beranekaragam, maka adalah mengherankan terdapatnya sesuatu kesamaan disain dari suatu situasi ke situasi lainnya. Akan tetapi, semua sistem mempunyai 2 (dua) karakteristik yang sama. Pertama, ia didisain untuk mendorong arus persediaan yang maksimum. Kedua, sistem itu hendaklah didisain dalam keadaan teknologi yang ada dari perkembangan komponen-komponen sistem logistik. Batas-batas teknologis bagi prestasi kegiatan logistik yang utama menghasilkan pola-pola yang sama di antara sistem-sistem itu.

Ada 3 (tiga) pola yang menonjol yang banyak dipakai untuk operasi logistik, yaitu:

1.   Sistem Eselon

     Istilah eselon ini mengandung arti bahwa arus produksi atau material itu berlangsung melalui serangkaian lokasi yang berurutan sejak ia bergerak dari tempat  awal sampai ke tujuan akhir. Arus tersebut menyangkut pula penumpukan persediaan di gudang-gudang. Jadi ciri-ciri esensial dari sistem eselon adalah bahwa persediaan ditumpuk pada satu atau lebih tempat sebelum ia sampai tujuan akhirnya.

     Sistem eselon menggunakan gudang-gudang dengan tujuan untuk menggabungkan beraneka ragam produk ke dalam suatu pengiriman tunggal yang besar jumlahnya. Di samping itu, persediaan dilakukan di lokasi lapangan untuk pengantaran yang cepat bagi pesanan-pesanan nasabah. Situasi eselon ini mengutamakan penggudangan dengan maksud memperoleh keuntungan dari volume besar di samping menyediakan jenis produk yang lengkap.

2.   Sistem Langsung

Bertolak belakang dengan pola eselon adalah sistem yang beroperasi langsung dari salah satu atau sejumlah pusat penumpukan persediaan. Perusahaan yang menajalankan distribusi langsung ini mendapatkan bahwa usaha pemasaran mereka paling baik ditunjang oleh suatu perusahaan sentral darimana pesanan-pesanan nasabah dapat dapat dipenuhi. Sistem distribusi langsung ini seringkali menggunakan alat transport berkecepatan tinggi dan alat pengolah data elektronik untuk mengatasi jauhnya jarak dengan nasabah.

3.   Sistem Fleksibel

Sistem logistik yang palin lazim adalah sistem yang mengkombinasikan prinsip-prinsip eselon dengan prinsip-prinsip sistem langsung menjadi satu pola operasi yang fleksibel, sebagaimana yang telah dikemukakan sebelumnya , selektivitas persediaan didorong adanya dalam disain sistem logistik.

Masing-masing perusahaan menghadapi masalah pemasaran yang berlainan, dan masing-masingnya memakai kebijaksaan logistic yang fleksibel yang berbeda-beda pula dalam hal penggudangan (warehousing) persediaan produk-jadi. Masing-masing perusahaan ini harus mempelajari kebutuhan-kebutuhan logistiknya sendiri untuk menentukan pola yang paling baik bagi kebutuhan pelayanannya dengan total biaya yang terendah.

¹⁾        www.ui.ac.id didownload Sabtu, 12 Maret 2011.

²⁾        marinisitohangsumut.tripod.com/KARYA.HTML didownload Kamis, 10 Maret 2011.

³⁾        Bahan untuk materi ini diambil dari Bowersox Donald J. 2006. Manajemen Logistik Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material, alih bahasa Hasyim Ali,  Bumi Aksara, Jakarta.

BAB III

PENUTUP

3.1        Kesimpulan

Pengadaan logistik ialah segala kegiatan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk di dalamnya usaha untuk tetap memperthankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi). Sedangkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003 ijelaskan pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang/jasa.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian, tetapi didasarkan atas pilihan berbagai alternatif dengan berpedoman pada prinsip alternatif mana yang paling praktis, efisien dan efektif. Pengadaan logistik dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain (PS KARS UI, 2002): Pembelian, Penyewaan, Peminjaman, Pemberian, Penukaran, Pembuatan, dan Perbaikan (memperbaiki alat yang rusak).

            Sistem logistik itu tidak lain daripada satu dari empat bidang dasar operating. Logistik, Pemasaran, Produksi, dan Keuangan, semuanya adalah bagian penting dari sistem kerja perusahaan. Sebagaimna halnya operasi dan koordinasi logistik itu harus terpadu, maka keempat bidang sistem operating sistem ini pun harus pula berfungsi sebagai suatu totalitas.

3.2        Saran

            Dengan adanya makalah tentang pengadaan logistik ini, kami selaku penulis mengharapkan suatu kritikan yang dapat membangun, semoga makalah kami ini dapat memberikan manfaat bagi kita, Amien.

DAFTAR PUSTAKA

Bowersox Donald J. 2006. Manajemen Logistik Integrasi Sistem-sistem Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material, alih bahasa Hasyim Ali,  Bumi Aksara, Jakarta.

www.ui.ac.id didownload Sabtu, 12 Maret 2011.

marinisitohangsumut.tripod.com/KARYA.HTML didownload Kamis, 10 Maret 2011.